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代表处注册的条件和程序

一、提出设立代表处申请,确定承办单位
   外国企业申请在我国设立常驻代表机构, 必须有我国的一个对外经贸企业或对外经济组织作为承办单位,或称接待单位或担保单位。外商委托承办单位向有关审批单位提出申请并备齐所需材料。
  
二、准备代表处申报材料, 填写注册代表处申报表
   承办单位在接受外商委托后,将对外商的资信情况,贸易信誉和经营能力等进行核查。一经承办单位同意,外商即可领取《外国企业代表机构设立(延期)申报表》和《外国企业代表机构人员和内容变更申报表》各一式三份。 外商应按承办单位的要求填写上述表格并附以下证件和材料:

1、代表处申请书
   提供由本企业董事长或总经理签署的申请书(原件),内容包括本公司简介、代表机构名称、首席代表姓名、业务范围,驻在期限和办公地点等说明设立办事处的目的。文字要求中外文两种文本(中文、英文或日文),港澳台企业提供中文本即可。

2、代表处开业注册合法证书
   由本企业所在国或所在地区有关当局出具的经过公证的原件副本。港澳台企业提供企业注册证书和当年的商业登记证。

3、资本信用证明书 (简称资信证明)
   由与本企业有业务往来的金融机构(例如银行)出具的正本原件。

4、常驻代表的授权书、简历
   由本企业董事长或总经理签署的委任常驻代表授权书正本原件,并附有较详细的该代表人员(包括学历、职历)的简历及该企业所在国(或地区)签发的护照或身份证复印件。被委任人员需备2寸免冠照片5张。

三、提交表格及申请材料
   外商按照上述要求,将应提交的申报材料备齐后,正式送交市办理服务机构商务委托代理中心。

四、审核批准
   承办单位将逐项审核申报材料是否齐全、项目填写是否正确、中外文内容是否一致,如发现文件短缺或内容不明等问题,将随时通知申请企业进一步予以说明或补充。经审核,承办单位将上述文件及表格报送上级有关主管部门审批。外国企业设立代表机构的申请获准后,由承办单位陪同其首席代表前往领取批准证书。批准证书的有效期为三年。期满时,需提前两个月向承办单位提交办事处延期的申请及有关材料。所需材料与初次申请设立时的材料相同,并需提供办事处三年来的业务报告。

五、办理工商登记注册手续
1、外商在领取批准证书后,其常驻代表应在自批准之日起30天内亲自到所在城市工商行政管理局注册登记手续并携带如下证件及材料:

(1)批准证书(原件及一份复印件);
(2)申请时递交的四份材料的副本1套;
(3)代表照片二张;
(4)护照或身份证影印件;
(5)办公室租用合同。

2、市工商行政管理局"按规定审核办理登记手续后,将代表国家工商行政管理总局颁发《外国企业在中国常驻代表机构登记证》,以及向常驻代表颁发《外国企业代表机构代表证》 。
3、注册代表处缴纳登记费

4、外商在领取工商局颁发的工商登记证前,不能使用印有办事处字样的名片 、信笺及门牌。否则将予以没收并罚款。

5、《外国企业常驻代表机构登记证》有效期为一年,在批准驻在期内每年需办理例行延期登记手续,已登记注册的外商机构须在登记证有效期满前30天内,提交以下申请材料:

(1)代表处首席代表签署的延期申请书;
(2)过去一年业务活动情况总结报告(中文本),内容主要为本代表机构与中国各有关单位的业务往来情况,通过代表机构的联络所签订的合同和成交额情况,以及代表处的人员现状、情况等;
(3)原《登记证》正本和《代表证》,并交纳约300元人民币。

六、办理其它有关代表处登记、申报手续
   外国企业常驻代表机构在获取工商局颁发的登记证后,还须办理以下有关事宜:

1、公安局登记和办理居留证
   每个新设立的办事处在获得工商局的批准后,应持北京市经贸委颁发的批准证书》和《工商登记证》的副本及代表证去市公安局外国人出入境管理处办理办事处登记和刻印公章的手续。外籍常驻人员持市经贸委发的工作邀请在境外办理工作签证,并于入境后十日内前往出入境管理处申办居留证。

2、代表处银行开户
   常驻代表机构凭《工商登记证》副本和《代表证》到银行开设外币帐号。

3、代表处税务登记及纳税
   常驻代表机构为其总公司或分公司的客户(或接受其它企业的委托),在中国境内从事联络、洽谈、介绍成交、提供情况、咨询或代理其它业务收取的佣金、回扣、手续费等须交纳工商统一税及企业所得税。外籍及台、港、澳常驻代表亦应办理个人收入所得税申报手续,并确定避免双重征税的办法。
常驻代表机构在办理了公安局登记、刻章和银行开户之后,于领取工商登记证30日内,持《批准证书》和《工商登记证书》副本及办事处公章到市税务局对外税务分局办理纳税申报手续。

4、海关
   如办事处需要进口办公用品和设备(如家具、电传和传真机、复印机、汽车等,需向海关申报并交纳海关税。

七、聘用当地雇员
  常驻代表机构如需聘用当地雇员,须向外企服务指定机构提出要求并办理手续。

 
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